Todo lo que necesita saber sobre los documentos de la carta de crédito lo aprenderá en esta nueva guía de LCGenerator, el primer asistente para la apertura de créditos documentarios.
Por qué son importantes los documentos en una carta de crédito
Veíamos en nuestra Guía Práctica para Entender el Crédito Documentario que los DOCUMENTOS en una carta de crédito son la garantía para que el BANCO EMISOR verifique que se han cumplido todos los requisitos acordados en la compraventa y transfiera el DINERO. La otra cara de la moneda es que, si el banco detecta algo que no le cuadre, automáticamente levantará una discrepancia y el DINERO se retendrá. Así pues, es fácil entender la importancia de los documentos de una carta de crédito:
- si los documentos de la carta de crédito están bien, el BANCO EMISOR efectúa el pago;
- si los documentos del crédito documentario contienen errores (discrepancias), el BANCO EMISOR empezará a temblar y congelará el pago.
No olvidemos que atendiendo a las obligaciones de las partes en una carta de crédito, sabemos que la obligación de pago no corresponde únicamente al BANCO EMISOR, pero el efecto será el mismo para el BANCO CONFIRMADOR o BANCO DESIGNADO:
si los documentos contienen discrepancias, el VENDEDOR va a tardar en cobrar.
Qué necesita saber sobre los documentos de una carta de crédito
Una vez aclarada la importancia de los documentos de un crédito documentario, hay varias cosas que necesita saber sobre ellos.
Los documentos de una carta de crédito no están recogidos en ningún sitio
Lo primero, los documentos de una carta de crédito no están recogidos en ningún sitio, es decir, no hay ninguna normativa que diga cuáles deben ser, eso queda al arbitrio de las PARTES. Hagamos énfasis en esto, ningún banco va a valorar si los documentos son los necesarios o no, el papel del banco es muy sencillo, simplemente contrasta que los documentos que recibe son los que le han dicho y contienen lo que le han dicho. Si ven algún error (y en nuestra experiencia el banco va a analizar los documentos en profundidad), levantarán una discrepancia y detendrán el proceso de pago. La principal razón para esto es que el banco suelta el dinero “a ciegas”, simplemente basándose en lo que dice un papel. Por eso es por lo que el banco, en cuanto el documento de la carta de crédito contiene algo que le choca, percibe un riesgo en su negocio y ante ello se protege congelando la transferencia de fondos.
Si alguien pensaba que los bancos asumen riesgos (parte 1…).
Volviendo a los documentos, la UCP 600 Reglas y Usos Uniformes para Créditos Documentarios establece una normalización para determinados documentos, que en principio es lo que tendría que vigilar el banco, que los documentos de la carta de crédito satisfagan los criterios de la norma (más adelante veremos este punto en detalle, de acuerdo al art 14 Normas para el examen de los documentos). Sin embargo, la UCP 600 no dice nada sobre qué documentos deben entregarse, como hemos dicho antes, las PARTES son libres de acordar los documentos que quieran, y además se encuentran solas en este proceso ya que los bancos se guardarán de dar su opinión. A veces, se puede caer en la tentación de pasarle los documentos previamente al banco para que de su visto bueno, pero ni por ésas el banco se va a pillar los dedos, cuando les lleguen los documentos de la carta de crédito, los revisarán en profundidad.
Si alguien pensaba que los bancos asumen riesgos (parte 2…).
El mensaje MT700 no contiene campos preestablecidos para los documentos
En segundo lugar, tan libres son las PARTES de acordar los documentos de la carta de crédito, que ni siquiera el mensaje SWIFT 700 Apertura de Crédito Documentario, tan detallado para otras cosas, contiene unos campos preestablecidos. Insistimos una vez más, son las PARTES del crédito documentario las que acuerdan qué documentos son los que hacen falta. Por ejemplo, el campo :46A: Documentos Requeridos no es más que un campo de texto largo de 6.500 caracteres para que las PARTES acuerden lo que quieran. Quizá sea ésta la mayor ventaja de usar un asistente como LCGenerator ya que aquí sí se dispone de una lista predefinida de documentos de la carta de crédito que las PARTES pueden discutir entre sí durante la negociación de los términos de la carta de crédito.
Son las PARTES de un crédito documentario quienes negocian y acuerdan qué documentos son los necesarios para el crédito documentario.
Algunos principios para la preparación de los documentos de una carta de crédito
En tercer lugar, debido a la importancia de los documentos del crédito documentario y a la soledad de las PARTES cuando los negocian, conviene abrazar ciertos principios básicos para acordar los documentos de la carta de crédito. Por ejemplo:
- Cuantos menos documentos, y más sencillos sean, mejor. A mayor número de documentos y cuanto más complicados, mayores son las probabilidades de que el banco detecte algo que le chirríe y lo detenga todo. Que luego las cosas se complican y aparecen las discrepancias.
- Es muy importante para el VENDEDOR que los documentos no estén sujetos a input del COMPRADOR, porque en ese caso el COMPRADOR siempre podrá detener por su acción u omisión el flujo de pago. Por ejemplo, conviene evitar un documento que sea un acta de recepción de la mercancía por parte del COMPRADOR, ya que con no emitirlo, o emitirlo con errores, el VENDEDOR no podrá cobrar. Es decir, los documentos deberán ser documentos objetivos, en ningún momento deberá el VENDEDOR aceptar documentos con acción por parte del COMPRADOR.
- Una buena práctica, a la que LCGenerator se adhiere es revisar bien la página de la Trade Helpdesk de la Unión Europea con información detallada sobre los documentos necesarios para el despacho de aduanas. En próximas entregas desgranaremos cada uno de estos documentos, pero de momento, nos conformaremos con saber que existe este enlace. Los principales documentos que se deben contemplar son:
La factura comercial
No deja de sorprendernos que las reglas no definen qué es y cuál es el contenido de una factura comercial, si bien dedican el art 18 Factura comercial a establecer algunos requisitos básicos. Así pues y con ánimo de simplificar, la factura comercial debe estar emitida por el beneficiario, a nombre del ordenante, y la descripción de las mercancías debe corresponderse a lo descrito en el crédito documentario. Repasemos ahora qué es una factura comercial. Según la Trade Helpdesk de la Unión Europea, “La factura comercial es un documento o prueba de la transacción entre el exportador y el importador. El exportador la expide al importador para el cobro de las mercancías cuando éstas se han puesto a disposición del importador. La factura comercial contiene la información básica sobre la transacción y siempre es necesaria para el despacho de aduana.“
La factura comercial es parecida pero no equivalente a una factura corriente de venta, pues contiene algunos datos específicos de la operación.
En general una factura comercial no tiene porqué ir firmada, es conveniente que lleve una traducción al inglés e incluirá los siguientes datos mínimos (según la Trade Helpdesk de la Unión Europea):
- Identificación del exportador y el importador (nombre y dirección).
- Fecha de expedición.
- Número de factura.
- Descripción de las mercancías (denominación, calidad, etc.).
- Unidad de medida.
- Cantidad de mercancías.
- El valor unitario.
- Valor total.
- El valor facturado total y moneda de pago.
- Debe indicarse la cantidad equivalente en una moneda libremente convertible a euros o a otra moneda de curso legal en el Estado miembro importador.
- Condiciones de pago (modo y fecha de pago, descuentos, etc.).
- Condiciones de entrega según el correspondiente Incoterm.
- Medio de transporte.
Declaración del valor en aduana
“La finalidad principal de este requisito es establecer el valor de la transacción para fijar el valor en aduana (base imponible) sobre el que se aplican los derechos arancelarios. El valor en aduana corresponde al valor de las mercancías, incluidos todos los costes (por ejemplo valor en factura, transporte y seguro), hasta el primer punto de entrada en la Unión Europea.“
Seguro de transporte de mercancías
“El seguro es un contrato por el cual se indemniza al asegurado en caso de daños causados por un riesgo cubierto en la póliza. El seguro de transporte es de suma importancia porque las mercancías están expuestas a riesgos comunes durante su manipulación, carga y transporte, pero también a riesgos menos frecuentes como disturbios, huelgas o actos de terrorismo“.
Lista de bultos
“La lista de bultos es un documento comercial que se adjunta a la factura comercial y los documentos de transporte. Facilita información sobre los artículos importados y las particularidades de cada bulto (peso, dimensiones, instrucciones de manipulación, etc.).Es necesaria para el despacho de aduana y tiene el valor de inventario de la mercancía entrante“. En general no es necesario que vaya firmada, no se exige un formato específico y se recomienda que lleve una traducción al inglés, además de tener el siguiente contenido mínimo:
- Datos del exportador, el importador y la empresa de transporte.
- Fecha de expedición.
- Número de la factura de transporte.
- Tipo de embalaje (bidón, jaula, cartón, caja, tonel, bolsa, etc.).
- Número de bultos.
- Contenido de cada bulto (descripción de las mercancías y número de artículos en cada bulto).
- Marcas y numeración.
- Peso neto, peso bruto y dimensiones de los bultos.
Declaración de importación (DUA)
Éste es un requisito exclusivo para la importación a la Comunidad Europea, no obstante suele haber requisitos similares en otras circunscripciones. “Todas las mercancías importadas en la Unión Europea (UE) deben declararse a las autoridades aduaneras del Estado miembro de que se trate mediante el Documento único Administrativo (DUA), que es el documento común para efectuar la declaración de importación en todos los Estados miembros“.
Documentos en una carta de crédito y la UCP 600 REGLAS Y USOS UNIFORMES PARA CRÉDITOS DOCUMENTARIOS
En primer lugar, y para reforzar lo que decíamos al comienzo de esta entrada, el art 5 Documentos frente a mercancías, servicios o prestaciones indica claramente que los bancos los bancos sólo entienden de documentos, nada más, así pues, los bancos “…tratan con documentos y no con las mercancías, servicios o prestaciones con las que los documentos puedan estar relacionados“.
En segundo lugar, las reglas establecen unas normas para la revisión de los documentos, lo que queda de manifiesto en el art 14 Normas para el examen de los documentos, por cierto bastante exhaustivas:
- los bancos deben examinar cualquier presentación para determinar, si únicamente en base a los documentos, esa presentación es conforme.
- Los bancos dispondrán de cinco (5) días hábiles bancarios para la revisión de la presentación.
- Una presentación que incluya documentos de transporte debe hacerse no más tarde de veintún (21) días laborables desde la fecha de embarque.
- Los datos en los documentos no deben ser idénticos pero no pueden ser contradictorios.
- Si se describe la mercancía en otros documentos que no sean la factura comercial, esta descripción no debe ser contradictoria con la descripción que aparezca en el crédito. Nota de LCGenerator: conviene evitar describir la mercancía en más de un documento salvo de manera muy general.
- Como decíamos antes también, si el crédito documentario requiere la presentación de un documento distinto a los documentos de transporte, seguro y factura comercial, pero no da más detalle sobre el contenido de ese documento, los bancos deberán aceptarlo siempre y cuando parezca cumplir su función. Nota de LCGenerator: en la carta de crédito conviene definir la función de todo documento distinto de los anteriores, pero sin ahondar en el contenido o la forma para evitar discrepancias.
- Cualquier documento presentado pero no solicitado por el crédito documentario no será tenido en cuenta.
- Si una carta de crédito establece una condición sin especificar en qué documento se debe satisfacer, la condición no será tenida en cuenta.
- Un documento puede estar fechado con anterioridad a la fecha del crédito documentario. Un documento no puede estar fechado con posterioridad a la fecha de presentación del crédito documentario.
- No es necesario que las dirección del ordenante y del beneficiario coincidan en el crédito documentario o sus documentos, salvo a efectos de consignatario.
- El documento de transporte puede ser emitido por cualquier parte, siempre y cuando cumpla los requisitos estipulados.
En tercer lugar, algunas notas más sobre documentos en una carta de crédito:
- art 16 Documentos discrepantes, renuncia y notificación: luego veremos más en detalle toda la casuística sobre discrepancias.
- art 17 Documentos originales y copias: siempre se debe presentar al menos un (1) original del documento, y cuando se especifique un númeno mayor, será un (1) original y tantas copias como sean necesarias (salvo que se especifique lo contrario en el crédito documentario). Además, los bancos tratarán como original todo documento que parezca original o que indique que es original, salvo que el mismo documento indique que no lo es.
- Art 26 “Sobre cubierta”, “cargo y cuenta del cargador”, “dice contener según el cargador” y costos adicionales al flete: los documentos de transporte del crédito documentario no deben contener ninguna mención a si la carga está ya sobre cubierta o no. Por otra parte, no hay problema en que se haga referencia a costes adicionales al flete.
- art 27 Documento de transporte limpio: los bancos sólo aceptarán documentos de transporte “limpios” (viene del inglés clean), es decir, documentos de transporte que no contengan ninguna indicación que haga constar el estado defectuoso de la mercancia. No hace falta que aparezca la palabra “limpio” sólo que no se indique nada que pueda dar idea de problemas con la mercancía.
Por último, para terminar esta introducción a los documentos de la carta de crédito, es obligada la referencia al art 34 Exoneración de la efectividad de los documentos: “El banco no asume ninguna obligación ni responsabilidad respecto a la forma, suficiencia, exactitud, autenticidad, falsedad o valor legal de documento alguno, ni respecto a las condiciones generales o particulares que figuren en los documentos o que se añadan a ellos; tampoco asume obligación o responsabilidad alguna por la descripción, cantidad, peso, calidad, estado, embalaje, entrega, valor o existencia de las mercancías, servicios u otras prestaciones representadas por cualquier documento, ni tampoco respecto a la buena fe, a los actos o a las omisiones, a la solvencia, al cumplimiento de las obligaciones o a la reputación de los embarcadores, de los transportistas, de los transitarios, de los consignatarios o de los aseguradores de las mercancías o de cualquier otra persona“.
Los bancos no asumen ningún tipo de responsabilidad sobre los documentos de un crédito documentario, simplemente los examinan y determinan si la presentación es conforme.
Terminamos aquí esta introducción a los documentos de los créditos documentarios habiendo repasado las principales obligaciones de las reglas al tiempo que consultamos la información de la Trade Helpdesk de la Unión Europea. En siguientes entregas daremos un repaso en profundidad a los requisitos de los principales documentos de los créditos documentarios, en concreto:
- Art 20. Conocimiento de embarque
- Art 21. Documento de embarque marítimo no negociable
- Art 22. Conocimiento de embarque sujeto a contrato de fletamento
- Art 23. Documento de transporte aéreo
- Art 24. Documentos de transporte por carretera, ferrocarril o vías de navegación interior
- Art 25. Resguardo de mensajería (courier), resguardo postal o certificado de envío postal
Usar LCGenerator como generador de créditos documentarios
Desde LCGenerator nos hemos propuesto desmitificar y acercar los créditos documentarios como instrumento facilitador del comercio internacional, interviniendo tanto en la divulgación como en la apertura y negociación de éste. Nuestro asistente busca identificar las necesidades del EXPORTADOR e IMPORTADOR e incorporarlas en los mensajes SWIFT MT 700 APERTURA DE CRÉDITO DOCUMENTARIO y MT 705 PREAVISO DE CRÉDITO DOCUMENTARIO. Además, en LCGenerator estamos a su disposición para resolverle las dudas que tenga y acompañarle en este proceso.
